Cómo controlar quién ve los seguros de tu empresa
Compartir la carpeta de las pólizas en red o nube es la forma más común de perder el control: nadie sabe quién mira qué, y cuando alguien deja la empresa nadie se acuerda de quitarle el acceso.
El problema de compartir la carpeta de las pólizas
La mayoría de empresas guarda las pólizas en una carpeta compartida de red o en la nube. Parece práctico: todo el mundo que lo necesite puede entrar. Pero es ahí donde empieza el problema.
Nadie lleva un registro de quién tiene acceso. Con el tiempo, esa carpeta la ven personas que ya no trabajan en la empresa, empleados que cambiaron de puesto y ya no deberían verla, o becarios que entraron hace meses y nadie se acordó de quitar.
Tampoco sabes quién ha abierto qué documento ni cuándo. Si hay una fuga de información, un problema con un dato sensible o simplemente quieres saber quién consultó la póliza del coche de dirección, no tienes forma de saberlo.
Y cuando alguien se va de la empresa, rara vez te acuerdas de revisar todos los accesos compartidos. El resultado: exempleados con acceso a información que ya no les corresponde.
Cómo funciona la delegación por niveles
La solución pasa por un sistema de permisos que te permite decidir exactamente qué puede ver y hacer cada persona. No es todo o nada: puedes ajustar el acceso según la responsabilidad real de cada uno.
Por ejemplo, un conductor puede ver solo la tarjeta del seguro de su vehículo. Nada más. Ni las primas, ni los recibos, ni el resto de pólizas de la empresa.
El responsable de administración puede ver también las primas y los recibos de todas las pólizas, pero sin capacidad de gestión.
Y el gerente o la persona de RRHH puede además gestionar: abrir un parte, modificar datos del tomador, añadir o quitar vehículos o personas aseguradas.
Cada acceso se da de forma individual, con nombre y apellidos. Y cada uno entra con su propio usuario, no con una clave compartida que todos conocen.
Accesos que caducan solos y registro de actividad
Un acceso delegado no es para siempre. Puedes establecer que caduque en una fecha concreta: cuando acabe el contrato de un becario, cuando termine la temporada si es personal eventual, o simplemente cada año para revisarlo.
Si no renuevas el acceso, se cierra solo. No hace falta que te acuerdes de quitarlo manualmente ni que revises carpetas compartidas cada vez que alguien se va.
Además, queda registro de quién ha consultado cada documento y cuándo. Si necesitas saber quién vio la póliza de un seguro concreto, tienes el historial completo.
Esto no solo te da control: también te protege. Si hay cualquier incidencia, puedes demostrar quién tenía acceso y quién no, y qué hizo cada uno.
Cómo se aplica esto en el día a día
Imagina que tienes una flota de vehículos. Cada conductor recibe acceso solo a la tarjeta de su coche. Si cambia de vehículo, le quitas el acceso al anterior y le das el nuevo.
Tu gestor administrativo ve todas las pólizas, las primas y los recibos, pero no puede abrir partes ni modificar coberturas. Solo consulta.
Tú, como responsable, tienes acceso completo. Puedes gestionar cualquier póliza, abrir partes, cambiar datos y delegar nuevos accesos.
Y cuando un empleado deja la empresa, no tienes que revisar carpetas ni cambiar contraseñas. Su acceso caduca automáticamente o lo revocas con un clic.
Si quieres ver cómo funciona esto en la práctica, pregúntanos. Te enseñamos el sistema en marcha y cómo aplicarlo a tu empresa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo dar acceso temporal a alguien externo, como un asesor?
Sí. Puedes crear un acceso con fecha de caducidad concreta y limitado solo a las pólizas que necesite ver. Cuando expire, se cierra solo y ya no puede entrar.
¿Qué pasa si alguien necesita ver más de lo que le he dado?
Puedes ampliar sus permisos en cualquier momento. El cambio es inmediato y queda registrado quién lo autorizó y cuándo.
¿El registro de actividad lo veo yo o solo lo ve el corredor?
Lo ves tú. Es tu información y tú decides quién accede a ella. El corredor solo interviene si se lo pides.